Es gibt viele Mosaiksteine, die den Rekrutierungsprozess festigen.

Da sind die Bewerbungsunterlagen, die Gespräche, das Probearbeiten, die psychologischen Test, das Assessment und auch die Referenzauskünfte.

Diese Puzzle- oder Mosaiksteine ergeben ein Gesamtbild anhand dessen Vorgesetzte und Personalverantwortliche Entscheide treffen können. Je mehr gesammelt wurden, desto mehr kann das Risiko von Fehlentscheidungen reduziert zu werden.

Widmen wir uns heute den Referenzauskünften – dies ohne Berücksichtigung der rechtlichen Komponenten.

Welchen Wert haben Referenzauskünfte? Sind sie das Zünglein an der Waage oder einfach ergänzende Entscheidungshilfen? In den 30 Jahren meiner Personaltätigkeit habe ich mehr als 1000 Referenzgespräche führen dürfen. Ob telefonisch oder persönlich – die Referenzgeber waren überwiegend sehr bemüht, den Kandidat ins beste Licht zu rücken. Neutralität, Sachlichkeit und objektive Beurteilung war die Seltenheit.

Der eigene halbstandardisierte Fragebogen ist hilfreich. Jedoch ersetzt dieser nicht das feine, konzentrierte Zuhören. Das Stellen der richtigen, offenen Fragen. Insbesondere -  wenn zwischen den Zeilen Bemerkungen fallen, die nicht zuzuordnen sind.

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Welche Art Referenzauskunft hat denn tatsächlich Wert für den Personaler?

Ein häufig erlebtes Szenario:

Der Referenzgeber malt den Kandidaten in den schönsten Farben aus. Und jeglicher Versuch konzentrierter und konkreter zu hinterfragen, wird mit der Bemerkung des Auskunftsgebenden gestoppt: „ Ach, wissen Sie – jede weitere Rückfrage ist eigentlich unnötig. Stellen Sie diesen Top-Mann einfach an!“

Dies sind für mich schlussendlich Gesprächsnotizen, die unbrauchbar sind. Da braucht die gestandene Personalerin nicht nur Erfahrung sondern auch den Mut unpopulär zu sein. Weiter zu fragen – mit höflicher aber bestimmter Hartnäckigkeit dran zu bleiben. Für mich persönlich zeigt eine solche Referenz nur auf, wie der Referenzgeber „tickt“.

Wie heisst nochmals der Spruch: „Was A über B sagt, sagt mehr über A aus als über B «?

Haben Sie schon mal selbst eine Referenzauskunft abgegeben?

Oftmals werde ich selber als Referenzgeberin angegeben. Wenn dann ein Anruf kommt, und der Anrufe will  nur ein paar Minuten meiner Zeit. Dann verlange ich immer die Telefonnummer und rufe zurück. Denn ich möchte mich vorbereiten. Die Personalakte nochmals anschauen, die Türen schliessen. Schliesslich ist dies eine vertrauliche Angelegenheit.

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Das war nicht immer so bei mir …

Als Berufsanfängerin im HR  rief mich mal ein junger Mann an, der eine Auskunft über eine ehemalige Mitarbeiterin einholen wollte. Er gab sich als zukünftiger, potentieller Arbeitgeber aus und wollte einige Fragen beantwortet haben. Da ich in Zeitnot war, bat ich um seine Telefonnummer und den Namen der Firma, um ihn zurückzurufen. Er verweigerte mir dies mit einer eigenartigen Begründung.

Letztendlich stellte ich recht schnell fest, dass diese Mitarbeiterin von einem Exfreund gestalkt wurde.

Und dieser ging viele eigenartige Wege, um über sie weitere Auskünfte einzuholen.

Auch das gibt es.

Voraussetzung einer Referenzauskunft ist natürlich, dass der Kandidat seine Referenzgeber über einen anstehenden Jobwechsel informiert hat. Idealerweise einen Anruf von der Firma X angekündigt hat und die Stellenbeschreibung weitergeleitet hat. Das wäre vorbildlich. Leider erlebe ich dies selten.

Hier mein persönlich schrägstes Erlebnisse bezüglich Referenzauskünfte:

Ich holte Referenzen für einen zukünftigen Filialleiter ein. Der Referenzgeber war höflich und sehr ausführlich. Zum Schluss liess er sich von mir nochmals die Stelle beschreiben und meinte dann: „ Die Stelle ist ja wie gemacht für mich. Entscheiden Sie noch nicht. Ich reiche Ihnen morgen meine Unterlagen persönlich ein.“

Tatsächlich stand er am nächsten Tag in seinem teuersten Zwirn vor mir und gab mir seine Unterlagen ab. Der damalige Geschäftsführer, dem ich diese ungeheuerliche Geschichte erzählte, winkte sofort ab. Ein Kameradenschwein, so formulierte er salopp, würde er nicht einstellen.

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Meine fünf Tipps für Dich, wenn Du Referenzen zu einem Bewerber einholen musst:

1. Nenne dem Bewerber den Tag, an dem Du den Referenzgeber anrufen willst. Bitte den Bewerber die Referenzgeber über die Stelle, die Du ausgeschrieben hast, zu informieren.
2. Hole mindestens zwei Referenzauskünfte des Bewerbers ein. Möglichst aus der nahen beruflichen Vergangenheit. Wenn dies nicht möglich ist, da der Bewerber seit vielen Jahren bei dieser Firma ist, lasse Dir Kunden, vertraute Mitarbeiter oder  - zur Not - auch Bekannte angeben.
3. Führe unbedingt ein halbstrukturiertes Referenzgespräch, welches durchaus individuelle Rückfragen haben sollte.
4. Stellen offene Fragen (z.B. Wie hat Herr M. mit seinen Kollegen zusammengearbeitet) vermeide Suggestivfragen (arbeitet Herr M. eher strukturiert oder unstrukturiert?) und formuliere vergangenheitsbezogene Fragen (Verhaltensdreiecks-Fragen). Sie liefern die besten Ergebnisse (im Sinne der Überprüfbarkeit).
5. Notieren Dir die Aussagen genau – hier in Zitatform. Eigene Interpretationen von Aussagen können Auskünfte verfälschen. Jegliche Manipulation muss vermieden werden. Schicke die Notizen zum Referenzgespräch dem Referenzgeber zu und lasse Dir bestätigen, dass du dies richtig aufgenommen hast.

Meine 5 Tipps, wenn Du eine Referenz abgibst

Lass Dir die Firma und die Telefonnummer des Referenzeinholenden geben.

1. Rufe den Referenzeinholenden zurück und lassen Dir erklären, um welche Stelle es geht
2. Sei Dir sicher, dass Dich der Referenzgeber angegeben hat
3. Nimm die ehemalige Personalakte zum Gespräch hervor
4. Wenn Du sein Arbeitszeugnis unterschrieben hast, dann sollte deine Auskunft diesem Zeugnis entsprechen.
5. Schreibe Dir auf, was Du zu wem gesagt hast oder besser noch: lass Dir die Auskunft schriftlich zusenden. So hast Du die die Sicherheit, dass Deine Aussage richtig weiter gegeben wurden.

Und Achtung!

Denken daran, auch bei den Referenzeinholenden kann es andere Beweggründe als die genannten geben. So habe ich es schon einmal erlebt, dass das Referenzgespräch auf Lautsprecher gestellt wurde. Dies damit der Bewerber die Auskunft mitanhören konnte.

Gutes HRM ist mehr als nur eine Dienstleistung – gutes HRM ist eine Kunst, durchaus erlernbar. In diesem Sinne eine gute Woche!

Deine Diana

PS: Dieser Blog erscheint auch in meinem Podcast! Lese hier mehr: