Der neue Mitarbeiter im backoffice startet und alle sind im Homeoffice – und jetzt?

Einführungsplan trotz Corona - ist das möglich?

Social Distancing ist plötzlich Bürgerpflicht geworden, und dann soll ich noch einen neuen Mitarbeitenden einführen?

Es gibt im HRM eine ungeschriebene Regel und die lautet:

Neueintritte werden niemals verunsichert.

Das bedeutet in Zeiten von Krisen, vor allem eine einwandfreie Kommunikation und Information.

Es ist jetzt wichtiger den je, dass Personalfachleute mit dem neuen Mitarbeitenden engen Kontakt halten.

Ängste, Sorgen gehören wahrgenommen, angesprochen und Lösungen offeriert.

D.h. auch, dass ein Unternehmen seine Einführungsprozesse anpassen muss.

Die Welt steht wegen Corona auf dem Kopf – und wir müssen mit den veränderten Rahmenbedingungen umgehen.

Anleitung:

Nimm‘ den üblichen Einführungsplan, der sich schon bestens bewährt hat, zur Hand und gestalten ihn nun mit technischen Hilfsmitteln aus.

Idealerweise ist die IT instruiert und informiert.

Genau wie bei jedem anderen Eintritt ohne Homeoffice, muss nun noch alles sichergestellt werden, dass der neue Mitarbeitende einwandfrei von zu Hause arbeiten kann.

Der Laptop mit Zugangsdaten muss von der IT zur Verfügung gestellt werden.

Weiter sollten alle notwenigen Zugriffe bewilligt werden und die entsprechende Software aufgeladen sein.

Auch das ist ähnlich, wie bei einem Neueintritt im Unternehmen.

Softfacts vor Hardfacts

Die grösste Herausforderung ist nicht die Technik!

Einzeleintritt

Ein Einzeleintritt in Coronazeiten kann tatsächlich vollkommen über Homeoffice (Telearbeit) laufen.

Die HR-Fachperson kann über Skype jeden einzelnen Punkt, der im „normalen Einführungsplan“ gilt mit der neuen Person anschauen und besprechen.

Wie beim Gruppeneintritt kann man auch hier Blumen nach Hause senden oder auch bei der Pizzaria um die Ecke den neuen Mitarbeiter mit einer Pizza beliefern lassen.

Zu Mittag trifft sich dann das virtuelle Team.

Das Gespräch beim Vorgesetzten kann ebenso ablaufen.

Erste Arbeiten können übergeben werden und dann kommt die enge Zusammenarbeit mit dem Mentor (Götti), welchen ich nachstehend beschrieben habe.

Wichtig ist es auch, dass gerade am ersten Tag eine virtuelle Teambegegnung passieren sollte.

Am Ende eines ersten Arbeitstages sollte die HR-Fachperson den Mitarbeiter kurz interviewen und einen kleinen 2 Minuten Video machen, der dann allen Mitarbeiter für einige Tage zur Ansicht freisteht.

Das ist nicht schwer – und es braucht keinerlei technisches Talent. Ich arbeite hier mit Zoom. Eine kostenfreie Möglichkeit bis zu 30 Minuten ist für jeden zu haben.

Gruppen-Neueintritte (Welcome day)

Grosse Firmen haben oftmals am ersten Tag eines Monats mehrere Neueintritte.

Vielleicht kennst Du das unter dem Begriff „welcome day“.

Das ist ein Tag, an denen alle Neueintretende gesammelt Prozesse des Eintritts durchlaufen.

Ja – das ist jetzt nicht möglich.

Gesammelt werden alle Neueintretende per Videochat eingeladen, zugeschaltet und die HR-Abteilung kann die "normale" Einführung dazu vornehmen.

Blumenhändler haben es im Moment schwer.

Daher bestellen bereits erste Firmen, die Blumen und lassen sie an den Homeoffice-Platz des Mitarbeiters schicken.

Ein ganz besonders schöne Idee finde ich das gemeinsame Mittagessen. Dazu organisiert man einen Pizza-Service und lässt alleine Pizza im Homeoffice liefern.

Man isst Mittag und quatscht dabei online.

Haben die Mitarbeiter zugestimmt, dass ein Gemeinschaftsfoto innerhalb der Firma veröffentlicht wird, so kann man ideal Personalmarketing betreiben.

In guten Zeiten erstellen moderne Unternehmen bereits Videosessions von jeder Abteilung und vom Team.

So dass die Neueintretenden nur auf das Video klicken kann und die Mitarbeitende und die Produkte Schritt für Schritt kennenlernt.

Okay – dafür war bisher keine Zeit da. Ich verstehe.

Überlege schon heute, wie Du das MORGEN planen kannst, denn der Aufschwung kommt bestimmt. Wer weiss wann – aber er wird kommen!

Götti/Mentor

Ein guter Einführungsplan hat einen Götti (Schweiz) oder einen Mentor (Deutschland).

Das sollte unbedingt eine Person sein, die gleichrangig ist resp. kein Vorgesetzter. Er begleitet den Neuen, führt ihn ein und beantwortet alle Fragen.

Dieses Zusammentreffen kannst Du ebenfalls strategisch planen.

Hierzu wird vor allem der Vorgesetzte befragt. Er wird den vorgeschlagenen Einführungsplan von Dir ausgestalten.

Wichtig: ein regelmässiger Skype-Austausch (täglich) ist die Basis für eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit Götti/Mentor.

Dieser Kontakt wird in der ersten Woche mit festen Zeiteinheiten eingeplant. Danach sollten Neueintretender und Götti regelmässig weiter so vorgehen.

So wird die Einführung in jede einzelne Aufgabe auch gewährt. Basis ist die Stellenbeschreibung.

Zudem hat der Götti, der schon länger im Unternehmen arbeitet, die Aufgabe etwaige Problemstellungen frühzeitig anzusprechen und auch der Führungskraft mit einzubeziehen, wenn es dann Sinn macht.

Dies jedoch niemals im Sinne einem Polizisten, sondern im Sinne eines wohlwollenden Mentors, der selber weiss, welche Hürden es bei der Einarbeitung geben kann.

Online-Sitzungen planen

Chats sollten zum Alltag gehören. Alle Möglichkeiten um den Austauch von Teammitgliedern zu fördern, gehören dazu. Da kann es mal ein virtuelles Stück Kuchen sein, welches man „rüberschickt“ oder auch eine Bewegungspause. Eine kleine GIF-Datei oder auch schon mal einen Sprachgruss.

Und nicht zu vergessen ist der abteilungsübergreifende Kontakt. Auch dieser sollte geplant.

Integration

Die Integration von Neueintretenden hat schon in einem normalen Einführungsprozess einen grossen Stellenwert.  

In der momentanen Krise, muss INTEGRATION der Neueintretenden besonders gross geschrieben werden. Dazu gehört u.a. Fragestellungen wie: Wie kann z.B. eine gemeinsame Pause mit dem Team per Skype/Zoom oder TEAMS (office) fest integriert werden?

Arbeitseinführung

Die Einführung in die die Produkte, in die Unternehmenskultur und in die Arbeitsabläufe sind jetzt besonders herausfordernd.

Wie soll der Mitarbeiter, der von Zuhause arbeiten muss, dies innert wenigen Wochen aus der Ferne verstanden haben?

Es geht – aber es geht anders.

Beauftrage einen talentierten Mitarbeiter kleine Videos über Produkte, Unternehmenskultur, Arbeitsabläufe zu drehen.

Ich weiss, dass das jetzt alles hoppla hopp gehen muss, aber auch mit dem Handy kann man für interne Zwecken und ein wenig Talent wunderbare Ergebnisse erzielen.

Ein Sprichwort sagt:

Start before you are ready…in Krisenzeiten gilt dies besonders.

In einem Unternehmen, welches ich mit Krisencoaching unterstütze, hat der CEO den Lernenden dies als Projekt gegeben. Die Zeit wurde sinnvoll genutzt und das Ergebnis war: Wow!

Auch Audiodateien sind dafür geeignet. Gerade jetzt wird ein firmeninterner Podcast hilfreich sein.

TeroVesalainen / Pixabay

Mir ist bewusst, dass dies viele Firmen nicht noch in der Krise erschaffen können. Wenn Du Interesse hast, stelle ich interne Audiodateien für Dein Unternehmen her. Komm‘ auf mich zu.

Ich möchte hier Ideen vorstellen, wie es auch geht.

Mitarbeiterführung

Die ersten 100 Tage sind unglaublich wertvoll.

Ein Vorgesetzter sollte anfänglich täglich – später in grösseren Abständen seine Präsenz zeigen…mit Skype, Videobotschaften oder auch einem Telefonat.

Menschen folgen Menschen, denen sie vertrauen.

Videochats zeigen die Mimik und Gestik des Gegenübers und daher sehe ich sie JETZT als besonders geeignet an.

In diesem Gespräch sollte seitens des Vorgesetzten oder des Mentors regelmässig nachgefragt werden, was der neue Mitarbeiter noch braucht, um sich erfolgreich zu integrieren.

Geh‘ bitte nie davon aus, dass der Mitarbeiter kommen sollte. Selbstbewusste neue Mitarbeitende tun dies.

Aber gerade der Anfang ist mit so viel Unsicherheit verbunden, dass man dies nicht voraussetzen kann.

Probezeitgespräch

Das Probezeitgespräch sollte geplant werden und wenn es nur irgendwie möglich ist, mit einer Präsenz behaftet sein.

Hier bespricht der Vorgesetzte und Mitarbeiter wie die Zeit verlaufen ist, was noch fehlt und ob eine weitere Zusammenarbeit von beiden Seiten gesehen wird.

Eine schöne Geste ist es, wenn man ein positives Probezeitgespräch rasch in irgendeiner Art bestätigt.

Wenn in Corona Zeiten nicht persönlich, dann mit einem Videogruss vom CEO. Solche Mitarbeiter fühlen sich trotz Distanz wohl und angenommen und sie werden Dir in Krisenzeiten folgen.

Zudem kommt im Moment noch hinzu: in unsicheren Zeit wechselt man nicht so schnell.

DT / Pixabay

Und dann noch dies:

Einführungsapp

In dieser Krise sind vor allem Firmen erfolgreich, die es verstanden haben frühzeitig ihre IT-Ausrichtung auf die modernsten Möglichkeiten einzustellen.

Es gibt Einführungs-App. Hier werden die MA virtuell regelmässig angesprochen und lernen Schritt für Schritt die Abläufe, die Firmenkultur und mehr kennen.

!!!Gute Personaler arbeiten jetzt auf Hochtouren!!!

Du bist für mich die wahre Heldin der Arbeitswelt.

Es sind für mich nicht die Geschäftsleiter, sondern die HR-Kollegen, die hier so viel lenken und bearbeiten:

HEUTE begegnen wir:

Unsicherheiten

Irritationen

Kurzarbeit beantragen und durchführen

passende Arbeitszeitmodelle Zack Zack einführen

Reagieren

MORGEN:

rollen Kündigungswellen auf uns zu

gleichzeitig müssen wir Schlüsselpersonen halten

Existensicherung steht im Fokus

Reagieren

ÜBERMORGEN:

müssen Zack Zack die guten Fachleute eingestellt sein

der Aufschwung muss angegangen werden

und

das AUFHOLEN steht im Vordergrund.

Reagieren

089photoshootings / Pixabay

Wer weiss, wie lange das MORGEN geht?

Wer weiss, wann das Übermorgen kommt?

Aber Fakt ist, dass die Firmen, die sich sich HEUTE auf MORGEN und ÜBERMORGEN einstellen, anstatt nur die heutigen Themen abzuarbeiten, werden diejenigen sein, die mit wenig Blessuren aus der Krise heraus kommen.

Sie werden ready sein für den Aufschwung.

Schau in die Geschichtsbücher...sie zeigen es Dir auf.

Also : Die Firmen, die nach dem ersten Reagieren rechtzeitig AGIEREN.

Wenn Du ins Schwarze treffen willst, halte Pfeil und Bogen gespannt! Gespannt! Und hol' nicht erst dann den Pfeil aus dem Köcher, wie es die andern tun.

HR-Fachleuten bei diesen verschiedenen Phasen zur Seite zu stehen ist mein Art diese Krise zur Chance zu machen.

Tägliche Video-Konferenzen zeigen: der Bedarf nach Unterstützung ist gross.

Im Moment noch kostenfrei: https://dianarothcoaching.com/termin-buchen/

P.S. Zur Zeit kommen vermehrt Outplacement-Anfragen aus der Schweiz auf mich zu. Ich bemerke also schon den Schritt von HEUTE zur MORGEN.